2013年05月28日

内容証明の書き方

内容証明の書き方
内容証明を自分で作成しようと考える方のために、内容証明の書き方についてできるだけ詳しく解説しています。どうぞご参考になさってください。

1.内容証明の用紙
封筒は普通の封筒で結構です。表に受取人の住所、氏名を、裏に、差出人の住所、氏名を書きます。このとき、住所、氏名は、内容証明郵便の文章中のものと同じにしてください。封をしないで郵便局に持参してください。どのような紙に、書いても結構です。大きさも、自由です。

2.内容証明の用具
手書きでもパソコン(ワープロ)などの印刷でも構いません。

3.内容証明の形式
1枚の用紙に書ける文字数が決まっています。1枚520字以内で、1行あたりの文字数・1枚あたりの行数が決まっています。以下の文字数に納めるよう書いてください。


◦縦書きの場合
1行20字以内、1枚26行以内
◦横書きの場合
1行20字以内、1枚26行以内
1行13字以内、1枚40行以内
1行26字以内、1枚20行以内

ワープロを使用する場合は次のことに気をつけてください。丸囲み文字、装飾文字は使用できません。日本語しか使用できません。固有名詞のアルファベット(例えば「株式会社ZAC産業」)や、「!」、「?」など一般的に使用される記号は使えます。

また、郵便事業株式会社、郵便認証司の証明印を押す欄が必要ですので、手紙文の末尾(縦書きの場合は左、横書きの場合は下)に余白を設けてください。最低4〜5cm以上の余白が必要です。(余白を作らなかった場合は、証明文・証明印を押すための小さい紙が用紙の末尾に糊付けされます。)そして、同じ内容の手紙を3通作ります。一通は相手方へ郵送する分、もう一通は差出人の控え、残りの一通が郵便局保存用となります。

同文の手紙を3通作成するのには、カーボン用紙を使用して写しても良いですし、コピー、又はワープロの場合であれば3部プリントアウトするということでも大丈夫です。

差出人欄と受取人欄は最初でも最後でどちらでもかまいません。差出人、受取人の住所と氏名は必須です。また、差出人の名前の下に捺印(印鑑を押す)しておくと良いでしょう。封筒にも差出人と受取人の住所・氏名を書きますが、手紙文中に書かれている差出人・受取人と封筒に書く差出人・受取人は、同じでなければなりません。

4.内容証明の文字
使用できる文字が決まっています。


1.仮名
ひらがな、カタカナ
2.漢字
中国語や韓国語は使えません。
3.数字
算用数字、漢数字
4.英字
固有名詞に限ります。
5.カッコ
「 」、( ) など
6.句読点
「、」 「。」
7.記号
% ※ + など一般に記号として使われているもの

内容証明の本文中に、文字以外の図表や、絵や、表や、写真を入れることはできません。(傍点や傍線は使えます)また、封筒の中に、請求書だとか契約書のコピーなどの添付書類を入れること、返信用の封筒なども使えません。小切手、手形などの有価証券も同封はできません。

5.内容証明の本文
「請求書」、「催告書」、「通知書」など、タイトルをつけ、内容証明を送った意図を明らかにします。

文書中には必ず差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名及び年月日を記載しなければなりません。縦書きの場合は、文書の末尾に年月日、差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名(法人の場合は住所・法人名・代表者名)、の順に記載するといいでしょう。横書きの場合は、文書の冒頭に年月日、受取人の住所・氏名(法人の場合は、住所・法人名・代表者名)、差出人の住所・氏名の順に記載するといいでしょう。

事実、要求(どうしたい、どうしてほしい)、履行してもらうための法的手段などを書いていきます。例えば、弁済期が来たのに支払われていない売掛金を請求する場合には、

◦事実:「いつ、どの取引でいくらの売掛金が発生したか」、そして「その売掛金が弁済期が来たのにまだ支払われていない」こと
◦要求:「いつまでにいくら払ってほしい。」、 「本書面到達後何日以内にお支払いください。」など

作成年月日については、郵便局が差出日を証明してくれますが、文書に作成年月日を書くのは慣例ですので書くことを推奨します。会社として差し出す場合は代表者を併記し、受取人が法人等の場合にも可能であれば代表者等を併記してください。

内容証明郵便を作成するにあたって印鑑が必要になる場面があります。内容文書が複数枚になったとき、内容文書を書き間違えたときの契印は必要です。 内容文書が複数枚になったならば、契印が必ず必要になります。複数枚なのに契印がなければ、郵便局で受け付けてもらえません。

6.内容証明の枚数
内容証明郵便の作成通数は郵便物の内容である文書のほか、2通の謄本(同一内容の写し)が必要です。送る相手が1人であれば、相手方に送る文書、郵便局で保管する文書、差出人が保管する文書の計3通が必要となります。手書きの場合はノーカーボンの内容証明用紙などを使うと便利ですし、1通だけ作成して残りはコピーでも構いません。内容証明郵便が2枚以上になると、1枚増えるごとに料金が加算されます。

7.内容証明の訂正方法
間違えたところに、二本線をひいて、その箇所の欄外に、「何字削除、何字加入」、という様に書いて、印鑑を押します。この印鑑は、差出人(自分)の氏名の下に押した印鑑と、同じ印鑑を押してください。

8.郵便局に持参するもの

1.内容証明郵便・必要通数
作成した内容証明郵便及び謄本2通。(同一内容の文書を複数の受取人に宛てる場合はその人数分の謄本が必要です。)

2.差出人・受取人の住所・氏名を記載した封筒
封筒は封をせずに郵便局までご持参ください。

3.印鑑
郵便局で訂正の指摘を受けた時や契印漏れの際に使用する場合があるので必ず持参します。

4.所定の手数料
封筒は、表側に相手(受取人)の住所と氏名を書き、裏側にあなた(差出人)の住所と氏名を書いて持って行きます。封筒は、封をしないで持参してください。(郵便局で手紙の内容を確認し、確認後に(内容の証明をした後で)封筒に入れて封をします。)


内容証明郵便は、全ての郵便局から出せるわけではありません。内容証明書を扱っている郵便局(集配郵便局)と扱っていない郵便局(無集配郵便局)がありますので事前にお調べ下さい。

9.郵便局内での手続き

1.窓口で内容証明郵便を送りたい旨を告げ、手紙3通と封筒を提出します。
2.配達証明付で出すのが原則です。
封筒は封をせずに郵便局までご持参ください。

3.郵便局のチェックが通ると、内容証明郵便となる手紙を封筒に入れて発送することになります。(提出した3通の手紙は次のようになります。)
1通:郵便局に保管されます。
1通:郵便局員の立会いのもと、あなたが内容証明郵便となる手紙を封筒に入れて封をします。そして、郵便局員に提出します。
1通:謄本としてあなたに返却されます。

4.郵便局から「書留郵便物受領証」を渡されます。
以上で、手続き完了となります。

10.内容証明提出後

1.配達証明書
配達証明をつけた場合は、郵便物が配達された後に、何月何日にそれを配達したか書かれたハガキ( 配達証明書)が送られてきます。この配達証明書が相手方が郵便物を受け取ったという証拠となりますので大切に保管します。

2.保管すべき書類
内容証明郵便の謄本
郵便物受領証
配達証明書
その他関係書類(契約書等)

3.謄本の閲覧等
内容証明郵便の差出人は謄本の保存期間である5年間に限り、差出郵便局で郵便物受領証を提示すると謄本の閲覧ができます。その際には、謄本閲覧料420円が必要です。

また、郵便局長の証明文言の記載された差出人保管用の謄本を紛失したり、証明文言のある謄本を再度もらいたいときは、差出郵便局で郵便物受領証明書を提示し、謄本を提出すると郵便局長名の証明文言を記載する規定になっています。

配達証明として出した郵便物は、郵便物を出した後でも差出日から 1年以内に限り、差出郵便局に郵便物受領証を提出すると、再度配達証明を出してもらえます。 3通の手紙の内容が同一であるか、字数・行数、訂正の仕方など、郵便約款のとおりに作られているかどうかをチェックされます。

posted by naiyou at 04:16| 大阪 ☁| Comment(0) | 内容証明の書き方 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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